财新传媒 财新传媒

阅读:0
听报道
你是否有过这样的感觉,总是很忙碌,却不知自己在忙乎些什么?时间流失了很多,却什么事也没成?问题出在哪里?是计划做得不好,还是工作方法有问题?又应该怎么解决?阅读下文,开智校友李亮,与你分享 5 个提高工作效率的方法,一起来看~
 
作者丨李亮
 
在朋友圈里看到一位朋友在抱怨:
 
这一天天过的,也不知道自己忙了些什么,反正时间就这么没了。
 
其实不只是他,在日常生活中我们也经常会有类似的困惑:时间都去哪了?
 
如果我们了解工作这种活动的实质,就可以知道:工作是一种熵增效应非常明显的行为——总时间不变,可用时间不断减小。
 
网上流传着这样一种说法:不是我喜欢熬夜,而是熬夜的时候才有效率。相信这也是很多朋友的心声。然而靠熬夜换来的工作效率毕竟不是长久之计,总熬夜对身体也不好。
 
有没有什么办法可以让我们提高白天的工作效率,应对这种「熵增效应」呢?
 
你可以试试这五个方法。
 
1、设置免打扰时间
 
为什么我们在半夜工作的时候效率通常很高?
 
一个很重要的原因是:这个时候我们不会受到打扰,很容易进入心流。
 
心流(Flow)即全身心投入事物本身的一种美好体验。进入心流需要一定的时间,但一旦进入的话,会感觉不到时间的流逝,经常会有「忙完一抬头,发现不知东方之既白」的情况。
 
白天工作时,我们经常会发现自己莫名其妙地多了一堆计划外的事情:「一个小时后有个会议」「占用你 15 分钟,我们讨论一下这个事情」……
 
这些临时增加的工作不仅会让工作的复杂度提升,还会因为把我们原本安排好的大块工作时间切割成破碎而零散的时间,让我们无法进入心流。
 
所以这个时候设置自己的免打扰时间就十分有必要了。
 
你可以在工作中定一个规矩并且让其他同事悉知:比如声明上午 9 点到 12 点是你的创造时间,请同事不要在这个时间段找你。
 
与此同时,同事之间的交流最好也采用留言、邮件等不需要立即回复的沟通方式,这样可以在心流的间歇统一处理,提高时间的利用率。
图片来源 Pixabay
 
2、拆分长期计划
 
侯世达在《哥德尔、埃舍尔、巴赫》一书中提出了一个著名的定律:
 
做事所花费的时间总是比你预期的要长,即使你的预期中考虑了侯世达定律。
 
看看我们每天的待办清单就知道了,我们最普遍的结果就是无法达成自己的计划。
 
比如计划用一上午写一篇文章,然后下午去和朋友打球,晚上收拾一下屋子;最后的结果常常是一上午只写了一半,下午打球很累了,晚上自然也就懒得收拾屋子,最后这些工作只能拖到第二天去完成。
 
一天尚且如此,长期项目更是无需多言,很多知名项目的时间也是一拖再拖。
 
比如美国波士顿「大开挖」高速公路工程比原先预想的多花了 5 年时间,超支数十亿美元;而担负国际机场延迟了 16 个月才开张,成本超支 20 亿美元。
 
所有的这一切都说明了一个问题:人类真的不擅长做计划。
 
面对这样的问题,一个有效的应对办法就是——拆分项目。
 
长期项目比短期项目更难控制,所以与其在长期项目上不断推迟,不如拆分成小的,可执行,可把控的项目。
 
比如 12 个月的长期项目可以拆分成 12 个 1 个月的中期项目,再拆分成 48 个 一周的小项目。这样即便达不成目标,也可以及时调整方向。
 
而且拆分项目还有一个好处:降低任务的复杂程度,便于执行。
 
比如我们计划收拾屋子很难以执行的话,拆分成「打扫」「洗碗」和「洗衣服」等项目就更容易执行。
 
3、开始时避免关注细节
 
正如建筑师不会在确定建筑框架的时候就考虑厨房贴什么瓷砖,我们做一个新项目的时候也不应该一上来就考虑太过于细节的问题。
 
心理学家 Sheena Iyengar 和 Mark Lepper 2000 年做了一项研究,发现当商品的种类从 24 种下降到 6 种时,人们的购买欲望会提高 10 倍。
 
同理,麦当劳和肯德基的顾客基本上都可以在几分钟内选好自己想要的套餐,也是得益于他们只提供有限的选择。
 
过早关注太多细节就像是面临提供了太多选择的商家,使得我们决策的难度成倍增加,不仅会让我们的进度减缓,甚至可能造成行动瘫痪。
 
迪士尼知名绘画师沃尔特·斯坦奇菲尔德(Walt
 
Stanchfield)也熟知这一点,所以他在带领团队绘画时也要求大家一开始要忘掉细节,因为在初期关注细节不会有任何好处。
 
对于一开始,我们需要关注的其实只有一点:离开什么这件事是做不成的?
 
比如我们要制造一辆车,最开始可以完全不用考虑实木内饰和真皮座椅,但我们必须考虑车身、车轮和传动系统——这些「离开了就做不成」的东西,才是我们一开始需要关注的。
 
4、确定事情具有意义
 
很多工作其实是没有什么意义的。
 
比如无聊冗长的会议纪要,比如公司的下一个五年发展计划——长时间的规划都是无意义的。
 
创建了知名框架 Ruby on Rails 的贾森·弗里德(Jason Fried)是一个做事无比迅速的实干家,它在做公司的时候意识到了很多工作是没有意义的,所以他每次做事情的时候都会问自己这么几个问题:
 
为什么这么做?
 
你在解决什么问题?
 
这真的有用吗?
 
你加上去的东西有价值吗?
 
这种改变真的会起作用吗?
 
有其他更值得做的事情吗?
 
这样做值得吗?
 
不断问自己这些问题使得他做事及有效率,同时,也让他的公司因为专注于核心业务而发展迅速。
 
现在很多公司和个人在不断追逐各种「风口」,比如获取两年无比火爆的 O2O 和 VR 设备,就吸引了数量不菲的人员和公司投身于此。但这其中的大部分在风口过去后便销声匿迹,不复存在。
 
为了避免在一个又一个追逐中迷失方向,你需要确定真正有意义的工作——比如追求「什么是不变的」。
 
人本的源头需求不会变。比如对于汽车而言:可靠性、性价比、实用性这些基本的诉求,人们过去欢迎,现在欢迎,未来也依旧会欢迎。
 
人性不会变。人类对于真善美的追求和对于伤别离的哀愁永远不会变——所以死亡和爱情才会成为文学作品中永恒的主题。
 
追求这样的事物可以使得你的工作简单直接,效率倍增。
 
5、锻炼组块化思维
 
一部机器并非是完全从头开始制造——如果每制造一台车都要从制造一颗螺钉开始的话,现在的交通压力根本不会这么大。
 
制造业的做法是将可以标准化的东西标准化,可以做的东西提前做好,然后直接拼装即可。这样可以极大提升制造效率和产量。
 
这背后的原理,就是组块化思维。
 
组块化指的是通过将可以独立设计的子系统之间按照一定规则相互联系而构成更加复杂系统的过程。简单的说,就是把原来一体的东西拆分成可以各自独立设计的东西,然后拼接起来。
 
开智学堂提倡的卡片创作也是同样的原理。
 
二十世纪最伟大的作家纳博科夫是卡片创作的忠实爱好者。1962 年 BBC 采访纳博科夫时问道:
 
您怎样进行写作?您的创作方法是什么?
 
纳博科夫是这么回答的:
 
我现在发现索引卡片真的是进行写作的绝佳纸张,我并不从开头写起,一章接一章地写到结尾。我只是对画面上的空白进行填充,完成我脑海中相当清晰的拼图玩具,这儿取出一块,那儿取出一块,拼出一角天空,再拼出山水景物,再拼出 —— 我不知道,也许是喝得醉醺醺的猎手。
 
在不同的卡片上独立创作,然后拼接——这就是二十世纪最伟大的作家纳博科夫的写作秘诀。
 
奥斯卡获奖编剧也是用这种方法来编写剧本的。甚至还有一群 Geek 专门做了一个网站 TV Tropes(tvtropes.org)去专门分析各种剧情的组块。
 
他们将剧情分为不同的组块,比如英雄救美,比如车祸逃生……在我们看来的一部部精彩纷呈的电影,在他们眼里,是类似「A1 剧情 + C4 转折 + D5 结尾」这样的公式——所有的剧情不过是已有桥段的排列组合而已。
 
掌握这样的组块化思维,可以让你的工作像生产流水线那样——只需要很少的人工投入,即可以获得稳定、大量的产出。
 
最后
 
作为一个创造者,如何让自己的工作更简洁高效是一个永恒的命题。创造者的生命不应该浪费在无聊的琐事中,而是应该将自己全部的精力投入开创性的事业中。
 
设置自己的免打扰时间,设置切实可行的短期计划,不在一开始拘泥于细节,运用组块化思维做真正有意义的事情——是一个创造者的自我修养,也是创造者之所以被称为创造者的秘密。
话题:



0

推荐

开智学堂

开智学堂

476篇文章 1次访问 1年前更新

开智学堂专注于培养未来的创造者,在这里你可以与小伙伴一起学习认知科学、人工智能和创意写作等 21 世纪人才所需的技能。

文章